Monitoring dan Pendampingan Pengelolaan Arsip Dinamis

Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra, UPI mendapat kunjungan dari tim Arsip Universitas UPI (4/4/2017). Ini merupakan kali kedua tim yang terdiri dari Kepala Arsip Universitas (Dr. Ade Sobandi, M.Pd.), Kepala Seksi Pembinaan Pengelolaan Arsip Dinamis (Irsyad, S.Pd.), dan Arsiparis Universitas (Aswari, A.Md.) berkunjung ke FPBS. Berbeda dengan kunjungan sebelumnya, maksud dari kunjungan kali ini adalah untuk melakukan monitoring kemajuan pengelolaan arsip dinamis yang ada di FPBS. Walaupun pertemuan berlangsung singkat, namun pada kesempatan tersebut para pengolah arsip yang ada di unit FPBS mendapat kesempatan untuk berdiskusi dengan Kepala Arsip Universitas terkait dengan berbagai kesulitan yang dihadapi saat melakukan pengarsipan.

Selain monitoring, program kerja Arsip Universitas juga melakukan pendampingan secara langsung. “Bentuk pembinaan kali ini adalah action, jadi kita akan mengirimkan mahasiswa Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran angkatan 2015 sebanyak 26 orang, untuk membantu para pengolah arsip di FPBS dalam proses pembenahan, pemilahan, dan pemberkasan arsip”, ujar Kepala Arsip Universitas. “Kegiatan pendampingan ini akan berlangsung selama 1 bulan terhitung mulai tanggal 5 April 2017 s.d. 5 Mei 2017, dengan jadwal pertemuan 2 kali seminggu yaitu pada hari Rabu dan Jumat”, tambah Aswari, A.Md. selaku koordinator kegiatan pendampingan.

Hari Rabu (5/4/2017) adalah hari pertama pendampingan. Dari 26 mahasiswa yang terdaftar, baru 8 orang yang hadir dan melaksanakan tugasnya. Ketidakhadiran mahasiswa lainnya karena masih ada jadwal kuliah yang harus mereka ikuti. Mereka dijadwalkan akan melaksanakan tugas pendampingan setelah selesai mengikuti perkuliahan. Delapan orang mahasiswa yang hadir, yaitu: Senja Ade Restiani, Kristiawati, Anis Kurly, Mia Ratu Dalkiah, Desi Rahmawati, Muhammad Fahmi Fadilah, Isni Sonia, dan Nadia Karima Ikhtiyani, di sebar ke empat unit kerja, yaitu Subbag Keuangan dan Kepegawaian, Subbag Umum dan Perlengkapan, Departemen Pendidikan Bahasa Arab, dan Departemen Pendidikan Bahasa Jepang. Berdasarkan hasil pengamatan, nampak sudah terlihat kemajuan berarti dari kegiatan pendampingan ini. Diharap kegiatan pendampingan pengelolaan arsip di FPBS dapat berjalan lancar dan berdampak pada ketertiban dan kerapihan pengelolaan arsip di lingkungan FPBS. (Novi/Liris)

Sosialisasi Kearsipan bagi Pengolah Arsip FPBS UPI

Sosialisasi Kearsipan bagi Pengolah Arsip FPBS UPI

Tanggal 4 November 2016 bertempat di ruang rapat pimpinan lantai 2 FPBS UPI dilaksanakan kegiatan sosialisasi kearsipan bagi tenaga kependidikan yang diberi tugas tambahan sebagai pengolah arsip pada unit kerja di lingkungan FPBS UPI. Kegiatan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis pada tanggal 24 s.d. 27 Oktober 2016 yang diikuti oleh Sdr. Novi Yuliawati sebagai UK II FPBS UPI. Materi diklat yang disampaikan yaitu bagaimana mengelola arsip dinamis dan juga statis.

novi-1

Untuk memberikan pemahaman tentang pentingnya pengelolaan arsip, materi sosialisasi diawali dengan penjelasan tentang fungsi dan peran arsip. Lebih lanjut dipaparkan secara rinci (1) empat pilar arsip universitas  yang terdiri dari: Organisasi, Regulasi, Sumber Daya, dan Sarana dan Prasarana; (2) daur hidup arsip; serta (3) tugas dan kewajiban seorang pengolah arsip. Dalam kesempatan itu Sdr. Novi menekankan bahwa seorang pengolah arsip harus menerapkan prinsip 3D, yaitu Diteliti, Dipilah, dan Ditata.

 

novi-2

 

Di akhir kegiatan, seluruh pengolah arsip tingkat departemen/program studi dan subbagian dilatih membuat kodifikasi dan melakukan pemberkasan arsip. Diharapkan semua pengolah arsip setelah mengikuti kegiatan sosialisasi ini, mulai melaksanakan tugas pertamanya, yaitu memilih dan memilah arsip statis. (Liris/Novi)