Bandung, 4 Juni 2025 - Dalam upaya meningkatkan kualitas tata kelola arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai dengan standar universitas, Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra (FPBS) Universitas Pendidikan Indonesia menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip selama dua hari, bekerja sama dengan Arsip Universitas Pendidikan Indonesia.
Kegiatan yang berlangsung pada Selasa dan Rabu, 3–4 Juni 2025 ini dilaksanakan di Ruang Rapat Lantai 3 FPBS UPI dan diikuti oleh para Ketua Program Studi, Kepala Seksi, serta tenaga kependidikan dari Unit Pengolah (UP) dan Unit Kearsipan II (UK II) di lingkungan FPBS.
Memahami Struktur dan SOP Kearsipan
Pada hari pertama, peserta mendapatkan materi penting seputar kebijakan dan praktik pengelolaan arsip berdasarkan Keputusan Rektor UPI Nomor 20/UN40/KA.00.00/2025. Materi disampaikan oleh Dr. Rasto, M.Pd. yang membahas strategi arsip dalam konteks akuntabilitas birokrasi, serta Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd. yang menjelaskan teknis pengelolaan dokumen di unit pengolah.
Beberapa pokok bahasan yang disampaikan meliputi:
- Fungsi strategis Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II
- Struktur organisasi kearsipan di UPI
- 12 tugas utama Unit Pengolah
- Penerapan SOP penting seperti Tata Naskah Dinas dan Jadwal Retensi Arsip
Para peserta diajak untuk menyamakan pemahaman terhadap siklus arsip aktif dan inaktif, termasuk bagaimana menyusun, menyimpan, serta menyerahkan arsip vital secara sistematis ke Unit Kearsipan.
Visitasi Langsung dan Evaluasi Implementasi
Pada hari kedua, tim Arsip UPI melakukan visitasi langsung ke masing-masing Unit Pengolah di lingkungan FPBS. Tujuannya adalah untuk memantau pelaksanaan pengelolaan arsip aktif dan inaktif di lapangan, sekaligus memberikan pendampingan teknis secara langsung.
Dari hasil observasi, mayoritas unit telah menunjukkan pemahaman yang baik terhadap prinsip-prinsip kearsipan. Namun, ditemukan pula beberapa kebutuhan tindak lanjut seperti penyusunan daftar arsip aktif, pelaporan berkala, serta peningkatan kapasitas dalam klasifikasi dan retensi arsip.
Rekomendasi dan Tindak Lanjut
Sebagai hasil akhir dari kegiatan ini, tim Arsip UPI memberikan beberapa rekomendasi strategis, antara lain:
- Penyusunan daftar arsip aktif di setiap unit secara sistematis
- Pelaporan rutin pemindahan arsip inaktif
- Pelatihan lanjutan terkait klasifikasi dan penyerahan arsip vital
- Monitoring berkala minimal dua kali dalam setahun
Melalui kegiatan ini, FPBS berharap seluruh unit kerja dapat mengimplementasikan pengelolaan arsip yang selaras dengan regulasi universitas dan prinsip good governance administrasi publik. Komitmen bersama untuk melakukan pelaporan dan penyerahan arsip secara berkala menjadi salah satu langkah nyata menuju tertib arsip yang berkelanjutan.
(Teja Mustika)